Regulamin organizacyjny
Regulamin Organizacyjny
Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Białymstoku
ROZDZIAŁ I
Postanowienia wstępne
§ 1
Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Białymstoku zwanego dalej „Regulaminem” określa organizację wewnętrzną i zasady funkcjonowania Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Białymstoku
§ 2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
- Ośrodku – należy przez to rozumieć Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w Białymstoku powołany Zarządzeniem Nr 69/98 Wojewody Białostockiego z dnia 3 kwietnia 1998 roku w sprawie utworzenia Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Białymstoku; działający na podstawie Ustawy z dnia 20 czerwca 1997 roku Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. Nr 98, poz.602 z późn. zm.) oraz Statutu stanowiącego załącznik do Uchwały Nr LXII/932/2024 Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 19 lutego 2024 r.
- Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Białymstoku.
- Zarządzie – należy przez to rozumieć Zarząd Województwa Podlaskiego.
§ 3
Do zadań Ośrodka należy:
- przeprowadzanie egzaminów państwowych na prawo jazdy, sprawdzających kwalifikacje osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami oraz kierujących pojazdami;
- organizowanie i prowadzenie szkoleń wynikających z Ustawy Prawo o ruchu drogowym i Ustawy o transporcie drogowym oraz przepisów wykonawczych do tychże aktów;
- wykonywanie innych zadań z zakresu bezpieczeństwa ruchu drogowego.
§ 4
Nadzór nad działalnością Ośrodka sprawuje Zarząd Województwa Podlaskiego.
ROZDZIAŁ II
Zasady kierowania Ośrodkiem
§ 5
- Dyrektor jest kierownikiem Ośrodka oraz zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników Ośrodka.
- Dyrektora powołuje i odwołuje Zarząd Województwa Podlaskiego.
- Dyrektor działa zgodnie z przepisami prawa, samodzielnie podejmuje decyzje dotyczące działalności Ośrodka, reprezentuje go na zewnątrz i ponosi odpowiedzialność za jego funkcjonowanie.
- Zastępcę na stanowisko powołuje Dyrektor Ośrodka, określając każdorazowo w umowie z Zastępcą zakres jego obowiązków wedle aktualnych potrzeb.
§ 6
- W skład Ośrodka wchodzą podlegające bezpośrednio Dyrektorowi Działy i samodzielne stanowiska.
- Działem kieruje kierownik.
- Zakres obowiązków, praw i odpowiedzialności kierowników i samodzielnych stanowisk ustala Dyrektor.
- Zakres obowiązków, praw i odpowiedzialności pracowników Działu ustala kierownik w porozumieniu z Dyrektorem.
- Szczegółowe zakresy obowiązków, praw i odpowiedzialności pracowników zatwierdza Dyrektor.
ROZDZIAŁ III
Organizacja wewnętrzna Ośrodka
§ 7
- W skład Ośrodka wchodzą następujące Działy i samodzielne stanowiska:
- Dyrektor i zastępca dyrektora
- Dział Finansowy
- Dział Egzaminowania
- Dział Organizacyjno – Gospodarczy
- Dział Szkoleń
- Dział Promocji i BRD
- Asystent(-ka) Dyrektora
- Samodzielne Stanowisko ds. Informatyki
- Samodzielne Stanowisko ds. Administracji
- Samodzielne Stanowisko ds. Koordynacji Egzaminów
- Samodzielne Stanowisko ds. Nowych Projektów
- Samodzielne Stanowisko ds. Organizacji Szkoleń
- Działy oraz samodzielne stanowiska wymienione w ust. 1 przy znakowaniu prowadzonych spraw używają następujących symboli:
- WORD I Dział Finansowy;
- WORD II Dział Egzaminowania;
- WORD III Organizacyjno – Gospodarczy;
- WORD IV Dział Szkoleń;
- WORD V Samodzielne Stanowisko ds. Organizacji Szkoleń;
- WORD VI Dyrektor, zastępca, Asystentka Dyrektora;
- WORD VII Dział Promocji i BRD;
- WORD VIII Samodzielne Stanowisko ds. Administracji;
- WORD IX Samodzielne Stanowisko ds. Informatyki;
- WORD X Samodzielne Stanowisko ds. Nowych Projektów;
- WORD XI Samodzielne Stanowisko ds. Koordynacji Egzaminów;
ROZDZIAŁ IV
Zadania wspólne Działów i samodzielnych stanowisk
§ 8
- Do wspólnych zadań Działów i samodzielnych stanowisk należy:
- tworzenie odpowiednich warunków w Ośrodku pozwalających na sprawne przeprowadzanie egzaminów państwowych na prawo jazdy, sprawdzających kwalifikacje osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami oraz kierujących pojazdami;
- zapewnienie sprawnej i rzetelnej obsługi interesantów, dbałość o wysoką kulturę pracy;
- opracowywanie propozycji do projektu planu finansowego oraz sporządzanie sprawozdań z wykonania planu;
- zgodnie z obowiązującymi przepisami opracowywanie, prowadzenie, gromadzenie, przechowywanie i zabezpieczanie przed zniszczeniem dokumentacji, związanej z wykonywanymi zadaniami;
- współpraca przy rozwijaniu i aktualizowaniu strony internetowej i innych platform informacyjno-promocyjnych Ośrodka;
- opracowywanie na potrzeby Ośrodka oraz w celu przedstawienia organom nadzorującym sprawozdań, analiz i bieżących informacji o realizacji powierzonych zadań;
- prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem skarg i wniosków klientów;
- znajomość i przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych, jak również przestrzeganie obowiązujących w Ośrodku regulaminów i instrukcji;
- dbanie o efektywne wykorzystanie środków finansowych przeznaczonych na realizację zadań oraz kontrola pod względem merytorycznym wydatków ponoszonych w związku z funkcjonowaniem poszczególnych komórek organizacyjnych;
- dbanie o ochronę mienia Ośrodka;
- udostępnianie posiadanej informacji publicznej, według zasad i trybu określonego odrębnymi przepisami;
- przetwarzanie i ochrona danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami;
- przestrzeganie dyscypliny pracy, przepisów BHP i ppoż. oraz ochrona informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Pracodawcę na szkodę;
- dbanie o dobre imię i prestiż Ośrodka oraz udział w kształtowaniu pozytywnego wizerunku WORD w Białymstoku, jako jednostki kompetentnej, praworządnej i przyjaznej dla osób korzystających z jego usług, w tym udział w działaniach o charakterze promocyjnym;
- podejmowanie współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi w ramach powierzonych zadań;
- wykonywania innych poleceń Dyrektora Ośrodka.
ROZDZIAŁ V
Zakresy działania działów i samodzielnych stanowisk
§ 9
- Do zadań Działu Finansowego należy obsługa finansowo – księgowa Ośrodka, a w szczególności:
- w zakresie spraw z zakresu obsługi finansowo – księgowej:
- opracowanie planu finansowego Ośrodka i koordynacja działań związanych z jego wdrażaniem;
- zapewnienie prawidłowego wykonania planów finansowych;
- sporządzanie okresowych sprawozdań z wykonania planów finansowych;
- sporządzanie sprawozdań finansowych wymaganych Ustawą o rachunkowości oraz sprawozdań do GUS i innych jednostek;
- obsługa kasowo-bankowa Ośrodka;
- kontrola obiegu dokumentów finansowo-księgowych oraz rozliczeń pieniężnych;
- kontrola dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym;
- bieżąca kontrola finansowa;
- prowadzenie księgowości analitycznej i syntetycznej przychodów i kosztów;
- terminowe regulowanie zobowiązań, egzekwowanie należności oraz rozliczanie zaliczek;
- rozliczenia z urzędem skarbowym w zakresie podatków dochodowych, podatku VAT oraz innych zobowiązań budżetowych;
- nadzór i opiniowanie zawieranych w Ośrodku umów rodzących skutki finansowe zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów i kontroli finansowej;
- prowadzenie spraw związanych z prawidłowością rozliczenia dotacji celowych;
- rozliczenia z ZUS, PFRON, Urzędem Miasta i innymi jednostkami;
- prowadzenie spraw pracowniczych, w tym: naliczanie wynagrodzeń, nagród, obliczanie zasiłków z ZUS;
- organizowanie inwentaryzacji;
- opracowywanie sprawozdań i analiz dla potrzeb Ośrodka oraz innych jednostek uprawnionych z zakresu wypłaconych wynagrodzeń i innych zobowiązań względem pracowników;
- sporządzanie projektów zarządzeń Dyrektora dotyczących zakresu pracy działu;
- sprawozdawczość z wykonywanych zadań;
- współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zgłoszonych wniosków dotyczących obsługi finansowo-księgowej Ośrodka.
- w zakresie obsługi kadrowej:
- prowadzenie spraw pracowniczych;
- prowadzenie akt osobowych, rejestrów i ewidencji pracowników;
- nadzorowanie tworzenia planów urlopów i wykorzystywania urlopów w ustalonym terminie, wydawanie kart urlopowych, ewidencja i analiza nieobecności w pracy;
- prowadzenie ewidencji czasu pracy dla pracowników podległych bezpośrednio Dyrektorowi Ośrodka oraz dla pozostałych pracowników (przy współpracy z kierownikami działów);
- prowadzenie rejestru pieczęci i legitymacji służbowych;
- opracowywanie sprawozdań i analiz dla potrzeb Ośrodka oraz dla GUS i innych jednostek uprawnionych z zakresu zatrudnienia i dyscypliny pracy;
- współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zgłoszonych wniosków dotyczących spraw kadrowych Ośrodka.
- w zakresie spraw z zakresu obsługi finansowo – księgowej:
- Struktura działu:
- Główny Księgowy(-a) – kieruje działem i organizuje podział zadań;
- Samodzielna Księgowy (-a)
- Księgowy (-a)
§ 10
- Do zadań Działu Egzaminowania należy planowanie, organizowanie, przeprowadzanie i dokumentowanie egzaminów państwowych osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz obsługa klientów zgłaszających się do Ośrodka w Białymstoku oraz Filii Ośrodka w Bielsku Podlaskim, a w szczególności:
- organizacja i przeprowadzanie egzaminów państwowych na rzecz osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami;
- obsługa osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami;
- przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków dotyczących zmiany terminów egzaminów na prawo jazdy;
- udzielanie odpowiedzi na pytania osób zgłaszających się do Ośrodka;
- obsługa systemu teleinformatycznego:
- ewidencjonowanie w systemie teleinformatycznym osób przystępujących do egzaminu, posiadających profil kandydata na kierowcę,
- sporządzanie planów egzaminów,
- sporządzanie i weryfikacja protokołów egzaminacyjnych,
- uzupełnianie oraz weryfikacja profilu kandydata na kierowcę lub dokumentów po egzaminie i przekazywanie ich do właściwych organów wydających uprawnienia do kierowania pojazdami;
- organizacja pracy pracowników Działu w tym sporządzanie harmonogramów pracy działu;
- monitorowanie warunków i trybu przeprowadzania egzaminów;
- dokonywanie bieżących i okresowych kontroli pracy egzaminatorów;
- sprawdzanie prawidłowości wypełniania dokumentacji egzaminacyjnej;
- analiza zapisów z przebiegu egzaminów na prawo jazdy;
- przygotowanie stanowisk do przeprowadzania egzaminów;
- udzielanie instruktażowej pomocy egzaminatorom w likwidowaniu nieprawidłowości, błędów i odstępstw od przyjętych przez Ośrodek ustaleń w zakresie egzaminowania;
- udzielanie wyjaśnień i opiniowanie skarg i zastrzeżeń złożonych przez osoby egzaminowane, prowadzenie postępowania wyjaśniającego;
- prowadzenie okresowych szkoleń egzaminatorów celem ujednolicenia kryteriów egzaminowania;
- monitorowanie, analizowanie i wdrażanie bieżących aktów prawnych i nowych przepisów;
- sporządzanie projektów zarządzeń Dyrektora dotyczących zakresu pracy działu, konsultowanie ich z Działem Finansowym;
- udział każdego pracownika Działu (bez względu na posiadane uprawnienia lub pełnione funkcje), wyznaczonego przez Dyrektora, w:
- prowadzeniu zajęć na szkoleniach organizowanych przez Ośrodek,
- realizacji zadań z zakresu bezpieczeństwa ruchu drogowego wynikających ze Statutu Ośrodka;
- współpraca z innymi działami w zakresie przez te działy zgłaszanym.
- Struktura działu:
- Kierownik;
- Zastępca Kierownika;
- Egzaminator Nadzorujący;
- Egzaminator;
- Pracownik Biura Obsługi Klienta;
- Pracownik ds. Technicznych.
§ 11
- Do zadań Działu Organizacyjno-Gospodarczego należy zapewnienie sprawności technicznej wszystkich pojazdów egzaminacyjnych oraz sieci informatycznej i komputerowej, utrzymanie porządku oraz czystości w Ośrodku, zapewnienie dozoru i ochrony obiektu, prowadzenie spraw organizacyjnych, a w szczególności:
- przygotowywanie placu manewrowego Ośrodka do przeprowadzania egzaminów na prawo jazdy;
- przygotowywanie pojazdów egzaminacyjnych Ośrodka i utrzymywanie ich w czystości;
- obsługa egzaminów państwowych na prawo jazdy kategorii A, AM, A1, A2;
- wsparcie obsługi informatycznej i teleinformatycznej Ośrodka;
- prowadzenie spraw związanych z rejestracją, ubezpieczeniem pojazdów oraz likwidacją szkód komunikacyjnych;
- utrwalanie, archiwizacja i udostępnianie przebiegu egzaminów na prawo jazdy, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie regulacjami prawnymi;
- zapewnienie dozoru i ochrona mienia Ośrodka;
- utrzymywanie porządku i czystości na terenie Ośrodka;
- realizacja zadań związanych z eksploatacją, konserwacją, remontami i modernizacją urządzeń technicznych oraz wyposażeniem pozostającym w dyspozycji Ośrodka;
- prowadzenie wszelkich spraw związanych z rozliczaniem paliw, materiałów eksploatacyjnych oraz przygotowywanie okresowych analiz;
- prowadzenie spraw związanych z gospodarką magazynową Ośrodka;
- współpraca z innymi działami w zakresie zgłaszanym przez te działy, a w szczególności w zakresie organizacji obsługi kancelaryjno-biurowej Ośrodka oraz w zakresie organizacji i prawidłowego funkcjonowania Ośrodka;
- przygotowywanie techniczne i obsługa narad, spotkań, konferencji itp.;
- sporządzanie projektów zarządzeń Dyrektora, dotyczących pracy działu i konsultowanie ich z Działem Finansowym;
- wydawanie kart drogowych do pojazdów służbowych;
- współpraca z pozostałymi działami w zakresie zgłaszanych wniosków dotyczących organizacji i funkcjonowania Ośrodka;
- prowadzenie całokształtu spraw związanych z przestrzeganiem przepisów bhp i p.poż.
- Struktura Działu:
- Kierownik – kieruje działem i organizuje podział zadań;
- Pracownik techniczny;
- Pracownik ds. administracji (referent, starszy referent, specjalista);
- Sprzątaczka.
§ 12
- Do zadań Działu Szkoleń należy organizowanie i obsługa odpłatnych szkoleń, kursów, warsztatów i innych usług znajdujących się w aktualnej ofercie Ośrodka, a w szczególności:
- nadzór merytoryczny, koordynacja oraz prowadzenie spraw związanych z organizacją i obsługą szkoleń, kursów, warsztatów oraz innych usług znajdujących się w aktualnej ofercie Działu;
- opracowywanie zasad organizacji i programów szkoleń, kursów, warsztatów oraz innych usług znajdujących się w ofercie Ośrodka;
- organizowanie szkoleń, spotkań, konferencji, sympozjów przy współpracy z ośrodkami szkolenia kierowców w zakresie podnoszenia poziomu jakości ich działania;
- współpraca z innymi podmiotami zewnętrznymi w zakresie organizacji szkoleń, pozyskiwania uczestników szkoleń oraz poszerzania oferty szkoleniowej;
- przyjmowanie, weryfikacja oraz prowadzenie dokumentacji osób szkolonych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
- przygotowywanie zaświadczeń uczestnikom szkoleń, kursów, warsztatów oraz prowadzenie ich ewidencji;
- ewidencjonowanie, przy pomocy informatycznych środków technicznych, danych osobowych uczestników szkoleń;
- rozpatrywanie skarg i wniosków związanych z pracą Działu;
- wystawianie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa faktur, rachunków dotyczących usług świadczonych przez Dział;
- sporządzanie projektów zarządzeń Dyrektora dotyczących zakresu pracy Działu, konsultowanie ich z Działem Finansowym;
- sporządzanie harmonogramów pracy Działu;
- monitorowanie, analizowanie i wdrażanie bieżących oraz nowych aktów prawnych;
- współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Ośrodka w zakresie promowania oferty szkoleniowej Działu;
- prowadzenie spraw związanych z ubieganiem się Ośrodka o udzielenie zamówień publicznych w zakresie usług oferowanych przez Dział;
- prowadzenie obsługi osób zgłaszających się do Ośrodka na szkolenia;
- realizacja umów zawartych z podmiotami zewnętrznymi w zakresie zadań Działu, w tym obsługa komisji egzaminacyjnej sprawdzającej kwalifikacje kandydatów na instruktorów i instruktorów nauki jazdy;
- prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami pracowników Ośrodka, w tym obsługa warsztatów doskonalenia egzaminatorów
- stałe podnoszenie jakości usług szkoleniowych.
- Struktura działu:
- Kierownik – kieruje działem i organizuje podział zadań;
- Pracownik ds. szkoleń (referent, starszy referent, specjalista).
§ 13
- Do zadań Działu Promocji i BRD należy w szczególności:
- opracowywanie strategii promocji Ośrodka;
- ustalanie planów promocji;
- badanie wizerunku wewnętrznego i zewnętrznego Ośrodka;
- kreowanie pozytywnego wizerunku Ośrodka w mediach i innych środkach masowego przekazu;
- opracowywanie oraz rozpowszechnianie materiałów promocyjnych;
- współpraca z Działem Szkoleń w zakresie marketingu i promocji szkoleń;
- prowadzenie strony internetowej Ośrodka i jego profili w mediach społecznościowych;
- pozyskiwanie funduszy zewnętrznych na działania promocyjne Ośrodka;
- promocja, marketing i reklama usług znajdujących się w aktualnej ofercie szkoleniowej Ośrodka;
- prowadzenie spraw związanych z przygotowywaniem i wydawaniem materiałów promocyjnych dotyczących Ośrodka oraz katalogów ofert współpracy z innymi podmiotami w zakresie działalności Ośrodka;
- opracowywanie redakcyjne pism okolicznościowych;
- współpraca z instytucjami i organizacjami zewnętrznymi;
- udział w zadaniach przejętych lub zleconych Ośrodkowi w zakresie bezpieczeństwa ruchu drogowego;
- organizacja działań w zakresie poprawy bezpieczeństwa w ruchu drogowym, wynikających ze Statutu i zawartych porozumień;
- prowadzenie edukacji i informacji w zakresie bezpieczeństwa ruchu drogowego;
- współdziałanie z innymi podmiotami w zakresie poprawy bezpieczeństwa ruchu drogowego, w tym z Policją, jednostkami samorządu terytorialnego oraz innymi jednostkami, placówkami i organizacjami zajmującymi się problematyką bezpieczeństwa ruchu drogowego;
- propagowanie zasady bezpiecznego udziału w ruchu drogowym wśród jego uczestników m.in. przez organizowanie konkursów z zakresu wiedzy o bezpieczeństwie ruchu drogowego oraz imprez podnoszących praktyczne umiejętności kierowców, udział w szkoleniach dzieci i młodzieży, współpracę z mediami;
- inicjowanie i wspieranie przedsięwzięć mających na celu poprawę bezpieczeństwa ruchu drogowego;
- opiniowanie wniosków dotyczących działań na rzecz poprawy bezpieczeństwa ruchu drogowego, składanych przez zewnętrzne instytucje;
- przygotowywanie projektów podziału środków przeznaczonych na poprawę bezpieczeństwa ruchu drogowego we współpracy z Działem Finansowym;
- współpraca z Wojewódzką Radą Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego;
- nadzór nad działalnością Powiatowych oraz Gminnych Centrów BRD;
- sporządzanie projektów zarządzeń Dyrektora dotyczących zakresu pracy działu i przekazywanie do weryfikacji Działu Finansowego.
- Struktura działu:
- Kierownik;
- Pracownik ds. promocji i BRD (referent starszy referent, specjalista)
- Pracownik ds. promocji (referent starszy referent, specjalista),
- Pracownik ds. BRD (referent starszy, referent, specjalista).
§ 14
- Do zadań Asystenta (asystentki) Dyrektora należy prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Ośrodka, a w szczególności:
- prowadzenie Sekretariatu Ośrodka;
- prowadzenie Rejestru przesyłek wpływających i wychodzących, Rejestru Zarządzeń Dyrektora, Rejestru Skarg oraz Rejestru skarg dotyczących egzaminów;
- nadzór nad korespondencją przychodzącą i wychodzącą;
- prowadzenie i nadzorowanie prawidłowego obiegu dokumentacji;
- koordynacja przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi;
- ustalanie i prowadzenie terminarza spotkań Dyrektora;
- obsługa i udzielanie informacji klientom Ośrodka oraz kierowanie do właściwych komórek;
- obsługa sekretarska narad, spotkań, konferencji itp.;
- prowadzenie spraw wynikających z zakresu działania składnicy akt, w tym nadzór nad prawidłowym przechowywaniem i archiwizacją dokumentacji powstającej w Ośrodku;
- prowadzenie składnicy akt zgodnie z Instrukcją o organizacji i zakresie działania składnicy;
- przygotowywanie delegacji oraz prowadzenie Rejestru Delegacji Służbowych;
- sporządzanie projektów zarządzeń Dyrektora dotyczących zakresu pracy Działu i konsultowanie ich z Działem Finansowym.
§ 15
- Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Informatyki należy obsługa informatyczna i teleinformatyczna Ośrodka, a w szczególności:
- Aktualizacja strony internetowej Ośrodka oraz Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z obowiązującymi w Wojewódzkim Ośrodku Ruchu Drogowego w Białymstoku zarządzeniami;
- Zapewnienie pracownikom Ośrodka doraźnej pomocy w zakresie obsługi sprzętu i systemów informatycznych;
- administrowanie siecią komputerową;
- administrowanie pocztą elektroniczną;
- sporządzanie statystyk w zakresie przeprowadzonych w Ośrodku egzaminów;
- koordynowanie napraw zgłoszonych awarii sprzętu komputerowego;
- przechowywanie dokumentacji technicznej sprzętu informatycznego Ośrodka;
- nadzór nad sprawnością działania sprzętu i systemów informatycznych Ośrodka;
- koordynowanie zakupów i instalacja sprzętu komputerowego oraz oprogramowania komputerowego;
- dbanie o utrzymanie w należytym stanie sprzętu technicznego, pozostającego w dyspozycji Ośrodka;
- prowadzenie dokumentacji wychodzącej i przychodzącej opracowanej w ramach pracy Ośrodka związanej z działaniem i obsługą systemów informatycznych
- koordynacja odpowiedzi wynikających z zapytań kierowanych w ramach udzielania informacji publicznej;
- ochrona danych osobowych;
- sporządzanie i przekazywanie uprawnionym organom, określonym przepisami prawa, pisemnych informacji, o uzyskanych przez osoby egzaminowane wynikach egzaminów;
- Zarządzanie systemem monitoringu wizyjnego działającego w ośrodku,
- wykonywanie poleceń Dyrektora;
- sporządzanie projektów zarządzeń Dyrektora dotyczących zakresu pracy Działu i konsultowanie ich z Działem Finansowym.
§ 16
- Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Administracji należy:
- Opracowywanie projektów i wzorów dokumentacji związanej z działalnością Ośrodka (zarządzenia, regulaminów, instrukcji wewnętrznych oraz innych dokumentów);
- projektowanie zmian dokumentacji wewnętrznej i koordynowanie przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami Ośrodka;
- prowadzenie oraz aktualizacja i przechowywanie Rejestru Upoważnień i Pełnomocnictw;
- udzielanie informacji o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działalności Ośrodka, w tym udzielanie wyjaśnień w zakresie stosowania prawa;
- współpraca z kancelarią prawną świadczącą usługi na rzecz Ośrodka;
- koordynacja spraw związanych z wykonywaniem zadań jednostki z zakresu tzw. kontroli zarządczych;
- kontrola i weryfikacja poprawności dokumentacji Ośrodka;
- nadzór nad przestrzeganiem i stosowaniem regulaminów, zarządzeń i innych dokumentów wewnętrznych Ośrodka;
- konsultowanie i weryfikacji poprawności projektów zarządzeń Dyrektora i projektów tworzonych przez inne Działy;
- prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami pracowników Ośrodka;
- współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zgłoszonych wniosków dotyczących organizacji prawnej i funkcjonowania Ośrodka;
- współpraca z Samodzielnym stanowiskiem Asystentki Dyrektora w zakresie spraw dotyczących obsługi kancelaryjno – biurowej;
- ewidencja materiałów będących na stanie Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Białymstoku.
§ 17
- Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Koordynacji Egzaminów należy:
- obsługa systemu teleinformatycznego: sporządzanie planów egzaminów;
- organizacja pracy pracowników Działu Egzaminowania na podstawie harmonogramów sporządzonych przez kierownictwo Działu Egzaminowania:
- monitorowanie oraz analizowanie bieżących aktów prawnych i nowych przepisów;
- koordynowanie organizacji warsztatów doskonalenia zawodowego egzaminatorów;
- sporządzanie projektów zarządzeń Dyrektora dotyczących zakresu pracy stanowiska;
- udział pracownika w realizacji zadań z zakresu bezpieczeństwa ruchu drogowego wynikających ze Statutu Ośrodka;
- współpraca z innymi działami w zakresie przez te działy zgłaszanym;
- wykonywanie innych poleceń Dyrektora.
§ 18
- Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Organizacji Szkoleń:
- organizacja techniczna szkoleń realizowanych przez Ośrodek,
- badanie rynku i proponowanie organizacji nowych szkoleń o potencjale ekonomicznym przez Ośrodek,
- rekrutacja i dobór wykładowców do szkoleń realizowanych przez Ośrodek,
- przygotowanie dokumentów i innych czynności niezbędnych do zorganizowania nowych szkoleń przez Ośrodek,
- poszukiwanie możliwości organizacji szkoleń ze środków zewnętrznych,
- opiniowanie propozycji działań ośrodka przedstawianych przez pracowników,
- wsparcie Działu Promocji i BRD we wdrażaniu nowych szkoleń oraz poszukiwaniu nowych klientów,
- wsparcie Działu Szkoleń w procesie wdrażania nowych szkoleń,
- wykonywanie innych poleceń Dyrektora,”
§ 19
- Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Nowych Projektów należy:
- diagnozowanie obszarów działalności ośrodka o dużym potencjale rozwoju
- prowadzenie analizy działalności Wojewódzkich Ośrodków Ruchu Drogowego w Polsce oraz Ośrodków Szkolenia Kierowców, w celu poszukiwania nisz rynkowych o dużym potencjale rozwoju
- definiowanie i opracowywanie założeń nowych projektów, strategicznych dla funkcjonowania ośrodka
- opracowywanie budżetu niezbędnego do realizacji nowych przedsięwzięć planowanych do wdrożenia
- poszukiwanie możliwości współfinansowania ze środków zewnętrznych nowych przedsięwzięć planowanych do realizacji
- opiniowanie propozycji działań ośrodka przedstawianych przez pracowników.
- udział w konsultacjach społecznych projektów programów i przedsięwzięć mających znaczenie z punktu widzenia funkcjonowania ośrodka
- wsparcie Działu Promocji i BRD we wdrażaniu innowacji usługowych oraz poszukiwaniu nowych klientów
- wsparcie Działu Organizacyjno-Gospodarczego w procesie wdrażania przedsięwzięć istotnych dla rozwoju ośrodka
- wykonywanie innych poleceń Dyrektora
ROZDZIAŁ VI
Postanowienia Końcowe
§ 20
- Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określa Instrukcja Kancelaryjna.
- Obowiązki Ośrodka jako zakładu pracy oraz prawa i obowiązki pracowników Ośrodka związane ze stosunkami pracy określa Regulamin Pracy Ośrodka.
- Zasady wynagradzania pracowników określa Regulamin Wynagradzania.
§ 21
W przypadku zmiany zadań szczegółowych poszczególnych działów i stanowisk samodzielnych, przekazanie dokumentów między komórkami następuje na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego przygotowywanego przez komórkę przekazującą.
§ 22
Pracownicy obowiązani są do przestrzegania zależności służbowej wynikającej z organizacji wewnętrznej i szczegółowego zakresu czynności.
§ 23
Zakres obowiązków pracowniczych określa osobę sprawującą zastępstwo w przypadku nieobecności pracownika.
§ 24
Szczegółowe zadania, uprawnienia i odpowiedzialność pracowników określają zakresy czynności i obowiązków dotyczące poszczególnych stanowisk pracy.
§ 25
- Kontrolę wewnętrzną działalności Ośrodka sprawuje Dyrektor przy pomocy zastępcy dyrektora.
- W zakresie wynikającym z zadań na stanowisku kontrolę wewnętrzną sprawuje Kierownik Działu oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy.
- Dyrektor może upoważnić innego pracownika do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej.
- Kontrola wewnętrzna stanowi jeden z elementów Systemu Kontroli Zarządczej obowiązującej w Ośrodku.
§ 26
- Schemat organizacyjny, stanowiący integralną część Regulaminu Ośrodka, określa Dyrektor.
- Schemat organizacyjny stanowi załącznik numer 1 do Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka.
§ 27
Regulamin wchodzi w życie z dniem 08.03.2024 r. z mocą obowiązującą od dnia 08.03.2024 roku.
Metryka strony